La reunión de lecciones aprendidas
Todas las organizaciones tienen hitos importantes que merecen valoración. Cuando concluimos un proyecto relevante; cuando terminamos un acto multitudinario o cuando entregamos un proyecto complejo, tenemos mucha más experiencia que cuando lo empezamos. Como líderes no debemos desaprovechar el caudal de sabiduría que se deriva de estos hitos profesionales u organizativos. Los líderes excelentes, por tanto, se sacuden la pereza de hacer el último esfuerzo que supone revisar metódicamente cómo se ha actuado cuando ya hemos terminado algo. Esto forma parte de la explotación del éxito.
El líder debe hacerlo con el tacto suficiente como para que el equipo salga reforzado y motivado de la experiencia. Debemos evitar que la reunión sea inquisitorial o se centre exclusivamente en los aspectos negativos.
Aunque hay muchas variantes, existe metodología científica de las lecciones aprendidas que básicamente consiste en responder a tres cuestiones que nos permitirá sacar conclusiones valiosas sin estigmatizar las actuaciones de nadie:
- ¿Qué hemos hecho bien?
- ¿Qué podemos mejorar?
- ¿Qué haríamos hoy de manera diferente? (la lección aprendida)
Este método nos permite primero valorar los aspectos positivos, lo que hará que el equipo sea mucho más receptivo a la identificación posterior de oportunidades de mejora. No se trata de un ejercicio de autocomplacencia, sino de identificación de fortalezas de la organización. Los dos siguientes puntos se confunden en mi experiencia en el curso de la reunión, pero son independientes. Una cuestión es identificar la mejora y el fallo y otra distinta es destilar la lección aprendida en el futuro proceso de planificación.
Los grandes organizadores tendrás reuniones de lecciones aprendidas que invitarán a pequeños ajustes; los que tengan menos experiencia podrán así aprender de carencias quizá más evidentes. Ante proyectos complejos, la planificación lo es todo, por lo que habrá sido necesario elaborar un plan de proyecto, plan de operaciones o documento operativo. La reunión de lecciones aprendidas puede seguir de forma natural la secuencia prevista en el documento original como guía de análisis. Ello permite contrastar lo que previmos que iba a suceder con aquello que finalmente sucedió.
La reunión de lecciones aprendidas es un recurso valiosísimo para las organizaciones que quieren ser excelente y, por tanto, se esfuerzan por mejorar día a día.
Carlos González de Escalada Álvarez
Doctor en Ciencias Sociales
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