¿Cómo te da tiempo?

A las personas muy ocupadas, ésas que consiguen resultados excepcionales, les preguntamos con admiración: «¿pero a ti, cómo te da tiempo a llegar a todo?». Constatamos que a ellas sí les «da la vida»: están a su hora; resuelven múltiples tareas; nunca fallan en las comidas de trabajo y hasta sacan el mejor partido de su tiempo libre. Esta gente con tiempo para todo es polifacética y hasta tienen los fines de semana llenos de actividades. Auténticos hombres o mujeres orquesta, capaces de tocar todos los instrumentos sin desafinar ni poner mala cara. Desde un punto de vista de técnica de gestión, los grandes líderes de grandes compañías u organismos están obligados a ello simplemente para realizar su trabajo.

Cómo llegar a todo
Si nos preguntamos cómo lo hacen la respuesta es obvia: tienen una superior habilidad para organizarse, pero eso no nos resuelve mucho a los que queremos aprender de ellos. Tratemos de analizar sus habilidades:

• Gestión del tiempo: Cuando nos fijamos en ellos, hay seres que parece que llevan un reloj dentro. Tienen la cualidad de controlar perfectamente sus rutinas dentro de los horarios más desfavorables. Salen muy pronto a los sitios, se anticipan, prevén con muchísima a antelación y siempre cumplen las expectativas. Cuando les toca organizar una tarea compleja o un evento planifican semanas o incluso meses antes que a cualquier otro mortal.
• Actuación por prioridades: Si la prioridad a las diez de la mañana es estar puntual en una reunión por Zoom con el jefe; a lo mejor a las dos y media será estar en el colegio a recoger a la niña. Ambas importantes, ambas resueltas. Lo prioritario es aquello que si se desatiende genera una desaguisado mayor. Saber identificar prioridades con buen olfato hará que resolvamos todo aquello que se nos presente cada día. Además, esta actitud exige resolver antes lo que más conviene, diferenciando lo urgente de lo importante.
• Saber delegar: Hay profesionales que no pueden delegar gran cosa porque no son jefes, pero otros muchos sí tienen personas a cargo que pueden ir creciendo en sus competencias. Enseñar a nuestro equipo a realizar tareas y resolver situaciones que antes hacíamos nosotros es lo que llamamos delegación. Hay líderes que enseñan a ser líderes y forjan con ello un equipo de alto rendimiento. Si nos rodeamos de un grupo capaz, que previamente hemos formado, conseguiremos resultados extraordinarios y mejoraremos exponencialmente la gestión de nuestro tiempo profesional.
• Saber decir «no»: Nadie tiene el don de la ubicuidad en el trabajo. La propia presencia a veces es deseable pero no es imprescindible para ser objetivamente eficaces. Saber administrar nuestros compromisos con tino nos liberará de valioso tiempo para dedicarlo a prioridades o también para descansar. Es preciso tener el discernimiento de saber cuándo y dónde estar sin desairar.
• Agenda, agenda, agenda: Las personas que llegan a todo tienen una agenda bien planteada y sobre todo realista entre lo que es posible atender y lo que no. Tener una agenda demasiado apretada nos obligará a incumplirla sistemáticamente nuestro deber de puntualidad. Uniendo los dos puntos anteriores: sabiendo delegar y sabiendo excusarse tendremos ventanas para gestionar adecuadamente lo más importante, que también requiere tiempo de calidad. Si al presidente de los Estados Unidos, le da tiempo a atender sus compromisos con todo lo que manda, a nosotros también. Con frecuencia uso la frase de que la «calidad del directivo es la calidad de su agenda». Lógicamente, no basta con reunirse, hay que resolver, pero las reuniones y actos sí nos invitan a la acción.

El argumento que aquí se expone es que la gestión del tiempo es una variable a veces desatendida entre las técnicas de gestión pero que se puede aprender con práctica y voluntad. Un líder que cumple con su agenda hará que su equipo cumpla en tiempo y forma con sus tareas. Llevará a su organización a ser cumplidora y no será otra más del montón. Si el líder llega puntual a su reunión con el equipo, tendrá la fuerza moral de pedir que ellos sean puntuales, que el proyecto se termine a tiempo y que los compromisos adquiridos adquieran rango de ley.

 Carlos González de Escalada Álvarez
Doctor en Ciencias Sociales

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